Informacja o przetwarzaniu danych osobowych obecnych i byłych pracowników/współpracowników

Kiedy chcesz podjąć współpracę lub zawierasz umowę o pracę przekazujesz nam swoje dane osobowe (np. imię i nazwisko, numer PESEL, dane kontaktowe, numer rachunku bankowego). Masz prawo wiedzieć, dlaczego przetwarzamy Twoje dane. Informujemy Cię o tym na podstawie obowiązku informacyjnego, w którym wyjaśniamy w jakich celach i na jakich podstawach prawnych Twoje dane osobowe będą przetwarzane.

Kto jest Administratorem danych osobowych?

Administratorem danych osobowych Pracowników i współpracowników, przetwarzanych w związku z zawarciem i wykonaniem umowy o pracę lub innej umowy cywilno-prawnej, w zależności od podmiotu, który jest Stroną umowy, jest:

  • DUON Dystrybucja Sp. z o. o. z siedzibą pod adresem ul. Batorowska 15, Wysogotowo, 62-081 Przeźmierowo.
  • DUON Logistyka Sp. z o.o. z siedzibą pod adresem ul. Krotoszyńska 146, 63-430 Odolanów

Dane kontaktowe do Administratora:

  • DUON Dystrybucja Sp. z o.o.
    • adres e-mail: duon@duon.pl
    • adres korespondencyjny: DUON Dystrybucja Sp. z o. o., ul. Batorowska 15, Wysogotowo, 62-081 Przeźmierowo, z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.
  • DUON Logistyka Sp. z o.o.
    • adres e-mail: logistyka@duon.pl
    • adres korespondencyjny: DUON Logistyka Sp. z o.o., ul. Krotoszyńska 146, 63-430 Odolanów, z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.

Czy został powołany Inspektor Ochrony Danych?

Ochrona przetwarzanych danych osobowych jest dla nas niezwykle ważna, dlatego wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się drogą elektroniczną pisząc na adres e-mail: odo@gge.com.pl lub tradycyjną wysyłając korespondencję na adres DUON Dystrybucja Sp. z o. o. ul. Batorowska 15, Wysogotowo, 62-081 Przeźmierowo, z dopiskiem Inspektor Ochrony Danych.

Skąd pozyskujemy dane osobowe?

Dane osobowe pozyskujemy głównie od osoby, której dane dotyczą (oznacza to, że od Ciebie).

Cele, rodzaj danych i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych?

Dane osobowe przetwarzane są w związku z nawiązaniem stosunku pracy, współpracy na podstawie umów cywilno-prawnych, wykonania obowiązków określonych przez pracodawcę w przepisach prawa (prawo) lub w związku z zachowaniem niezbędnych informacji w związku z wewnętrznymi regulacjami obowiązującymi w spółce oraz z koniecznością zachowania informacji w związku z obroną przed lub dochodzeniem roszczeń wynikających z nawiązania stosunku pracy lub współpracy (prawnie uzasadniony interes Administratora).

Cele i wymóg udostępnienia danych osobowych
Cel Warunek
 

Zawarcie i realizacja umowy (o pracę, zlecenia, o dzieło), w tym: prowadzenie akt pracowniczych, aktualizacja danych osobowych w systemach własnych, ZUS oraz PPK rozliczanie listy płac i wypłata wynagrodzeń, realizacja zajęć wynagrodzenia, rozliczanie zwolnień lekarskich i zasiłków, wystawianie umów o pracę, aneksów zmieniających warunki zatrudnienia, przygotowywanie wypowiedzeń umów oraz kar porządkowych, wystawianie skierowań na badania wstępne, okresowe i kontrolne, wystawianie i wysyłka świadectw pracy, wystawianie i wysyłka PIT, wysyłka dokumentów do pracowników.

 

Obowiązek prawny i umowny
Archiwizacja akt pracowniczych i dokumentów, w tym zawierających dane przekazane przy zatrudnieniu, świadectw pracy, dyplomów, oświadczeń pracowników i dokumentów wewnętrznych wymaganych przez pracodawcę, umów o pracę oraz aneksów do umowy, skierowań na badania i zaświadczeń lekarskich, rozliczonych zwolnień lekarskich, list płac, wystawionych PIT oraz zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach.

 

Obowiązek prawny
Udział w szkoleniach (w tym organizowanych lub prowadzonych przez osoby trzecie).

 

Dobrowolność
Udział w wyjazdach służbowych i integracyjnych (w tym organizowanych przez osoby trzecie).

 

Dobrowolność
Udział w ankietach lub badaniach poziomu satysfakcji pracowników, współpracowników prowadzonych przez Spółkę lub osoby trzecie.

 

Dobrowolność
Bezpieczeństwo i higiena pracy (szkolenia BHP, przygotowanie dokumentacji wypadków i raportowanie na potrzeby BHP).

 

Obowiązek prawny
Zapewnienia dostępu i bezpieczeństwa informacji i infrastruktury technicznej (w tym sieci telekomunikacyjnej i systemów IT).

 

Obowiązek umowny
Kontroli właściwego wykorzystywania przydzielonych urządzeń w związku ze świadczeniem pracy lub usług zgodnie z przyjętymi regulacjami wewnętrznymi w danej spółce (wykorzystywanie sprzętu informatycznego, telekomunikacyjnego, poczty e-mail). Obowiązek umowny
Zabezpieczenie mienia pracodawcy (kontrola dostępu, monitoring wizyjny, monitoring GPS) Obowiązek umowny
Udzielanie odpowiedzi na pisma, wnioski i żądania. Obowiązek prawny i umowny
Ustalenie, obrona i dochodzenie roszczeń. Obowiązek umowny
Zarządzanie dodatkowymi benefitami pracowniczymi

 

Dobrowolność
   

 

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

  • gdy wyrazisz zgodę – art. 6 ust. 1 lit. a) RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO,
  • gdy jest to niezbędne do wykonania umowy, której jesteś stroną lub do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy– art. 6 ust. 1 lit. b) RODO,
  • gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Spółce – art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (w szczególności: ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. kodeks pracy, ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych),
  • gdy jest to niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Spółkę lub przez stronę trzecią– art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (w szczególności monitoring wizyjny, monitoring lokalizacji samochodów służbowych, kontrola dostępu do budynku i pomieszczeń, rejestrowanie rozmów telefonicznych oraz zapewnienie dostępu do informacji, obiektów i infrastruktury technicznej i informatycznej),
  • gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez Spółkę lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej – art. 9 ust. 2 lit. b) RODO,
  • gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, do oceny zdolności pracownika do pracy, diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego – art. 9 ust. 2 lit. h) RODO.

Konsekwencje niepodania danych osobowych

Konsekwencją niepodania danych może być:

  • odmowa zawarcia umowy,
  • brak możliwości korzystania z określonych świadczeń lub szkoleń,
  • brak możliwości udziału w projektach,
  • utrudniona realizacja umowy,
  • brak udzielenia odpowiedzi na pisma, wnioski i żądania.

Jak długo przechowujemy dane osobowe?

Twoje dane osobowe będziemy przechowywać we wskazanych poniżej okresach:

  • akta pracownicze – do 50 lat (w postaci papierowej) dla umów zawartych przed 1.01.2019 r., 10 lat (w postaci elektronicznej) dla umów zawartych od 1.01.2019 r.,
  • realizacja umowy – przez okres obowiązywania umowy (od jej rozwiązania lub wygaśnięcia) – do 10 lat,
  • dowody księgowe, obsługa płatności i rozliczeń – 5 lat od końca okresu podatkowego,
  • zarządzanie dostępem do infrastruktury technicznej – do 10 lat,
  • udzielanie odpowiedzi na pisma, wnioski i reklamacje – do 10 lat,
  • kontrola dostępu (jeśli dotyczy) – 90 dni,
  • monitoring wizyjny (jeśli dotyczy) – 3 dni,
  • nagrania rozmów telefonicznych (jeśli dotyczy) – 90 dni,
  • GPS – 90 dni,
  • sprawy wynikające z ustalania, obrony i dochodzenia roszczeń – do 10 lat od zakończenia celu,
  • szkolenia, benefity pracownicze – do 5 lat od zakończenia danego celu przetwarzania.

Komu będziemy udostępniać dane osobowe?

Twoje dane osobowe będziemy przekazywać następującym kategoriom odbiorców:

  • ZUS, urzędy skarbowe, banki,
  • podmioty współpracujące w zakresie obsługi PPK,
  • podmioty współpracujące w zakresie obsługi BHP, organizacji szkoleń i konferencji, wyjazdów, usług transportowych,
  • podmioty współpracujące w zakresie dostępu do infrastruktury technicznej,
  • firmy dostarczające narzędzia i usługi umożliwiające prowadzenie analiz i statystyk,
  • podmioty przetwarzające, czyli podwykonawcy współpracujący ze Spółką (np. audytorzy, firmy doradcze i konsultingowe, firmy/agencje reklamowe, marketingowe i badawcze, biura turystyczne, obsługa i utrzymanie systemów IT, windykacja należności),
  • podmioty lub organy uprawnione na podstawie przepisów prawa (w tym sądy, prokuratorzy, komornicy, organy regulacyjne i nadzorcze).

Twoich danych nie przekazujemy do państw trzecich (tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię). Jeśli jednak pojawi się taka potrzeba, możemy to zrobić, zapewniając odpowiedni poziom ochrony i stosując odpowiednie przepisy prawa.

Jakie Masz prawa w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych?

Masz następujące prawa:

  • dostępu do treści Twoich danych osobowych,
  • żądania sprostowania Twoich danych osobowych,
  • żądania usunięcia Twoich danych osobowych,
  • żądania ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych,
  • do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych ze względu na szczególną sytuację.

Masz prawo do wycofania wyrażonej zgody, gdy jest ona podstawą przetwarzania. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania Twoich danych przed jej wycofaniem.

Wszelkie informacje o wskazanych powyżej prawach, przysługujących na mocy przepisów o ochronie danych osobowych znajdziesz tutaj

Jeśli masz wątpliwości, czy Twoje dane są prawidłowo przetwarzane, możesz wnieść skargę do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl ).

Jak możesz zrealizować określone powyżej prawa?

Wskazane powyżej prawa możesz wnieść do nas w dowolnym momencie. Prosimy abyś zapoznał się z niezbędnymi informacjami dotyczącymi trybu postępowania, które znajdziesz tutaj.

Formy wnoszenia wniosków:

Prawo skargi, wnosisz do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wszelkie niezbędne informacje znajdziesz na www.uodo.gov.pl.

Jak możesz uzyskać szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych?

Niektóre szczegółowe zapisy dotyczące przetwarzania danych osobowych zawarte są w samej umowie, regulaminie pracy oraz obowiązujących wewnętrznych regulaminach w danej spółce i w innych dokumentach (np. w treści korespondencji).

Jak możesz złożyć skargę lub uzyskać dodatkowe informacje?

Jakiekolwiek pytania, zastrzeżenia lub wątpliwości dotyczące sposobu w jaki przetwarzamy dane osobowe, jak również skargi dotyczące tej kwestii (choć mamy nadzieję, że nie będzie konieczności wniesienia tego rodzaju skarg), prosimy kierować mailowo wraz ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi skargi na adres: odo@gge.com.pl. Wszelkie otrzymane skargi zostaną przez nas rozpatrzone i udzielimy na nie odpowiedzi.