Obowiązek informacyjny dla nadawców / odbiorców korespondencji elektronicznej

Kto jest Administratorem danych osobowych?

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzoną korespondencją elektroniczną (e-mail), w zależności od podmiotu, który jest Stroną danej korespondencji, jest:

  • DUON Dystrybucja Sp. z o.o. z siedzibą pod adresem ul. Batorowska 15, Wysogotowo, 62-081 Przeźmierowo.
  • DUON Logistyka Sp. z o.o. z siedzibą pod adresem ul. Krotoszyńska 146, 63-430 Odolanów.

Dane kontaktowe do Administratora:

  • DUON Dystrybucja Sp. z o.o.
    • adres e-mail: duon@duon.pl
    • adres korespondencyjny: DUON Dystrybucja Sp. z o. o., ul. Batorowska 15, Wysogotowo, 62-081 Przeźmierowo, z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.
  • DUON Logistyka Sp. z o.o.
    • adres e-mail: logistyka@duon.pl
    • adres korespondencyjny: DUON Logistyka Sp. z o.o., ul. Krotoszyńska 146, 63-430 Odolanów, z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.

Czy został powołany Inspektor Ochrony Danych?

Ochrona przetwarzanych danych osobowych jest dla nas niezwykle ważna, dlatego wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się drogą elektroniczną pisząc na adres e-mail: odo@gge.com.pl lub tradycyjną wysyłając korespondencję na adres DUON Dystrybucja Sp. z o.o. ul. Batorowska 15, Wysogotowo, 62-081 Przeźmierowo, z dopiskiem Inspektor Ochrony Danych.

Skąd pozyskujemy dane osobowe?

bezpośrednio od osoby ze źródeł zewnętrznych
dane osobowe pozyskujemy w związku z prowadzoną korespondencją elektroniczną, gdy jesteś jej nadawcą dane osobowemogą zostać pobrane ze źródeł zewnętrznych, w szczególności ze strony www dostawcy lub przekazane przez dostawcę jako osoby reprezentującej go w prowadzonym postępowaniu, gdy jesteś odbiorcą

 

Cele, rodzaj danych i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych?

Cel przetwarzania Rodzaj danych Podstawa prawa Kogo dane dotyczą
Podstawowy cele przetwarzania (nie powiązany z celami wskazanymi poniżej):
umożliwienie kontaktu
e-mailowego z Nami oraz podejmowanie kontaktu z adresatami w tym także dokumentowanie ustaleń dokonywanych w formie elektronicznej
adres e-mail, imię i nazwisko, stanowisko oraz nazwa podmiotu (jeśli dotyczy), numer telefonu (jeśli dotyczy), treść korespondencji prawnie uzasadniony interes administratora

(art. 6 ust. 1 lit. f)

w zakresie prowadzenia korespondencji oraz możliwości wykazania poczynionych ustaleń

odbiorców i nadawców korespondencji elektronicznej
Inne cele przetwarzania danych osobowych, w zależności od stosunku prawnego łączącego Strony:
prowadzenie rozeznania rynku dostawców lub rozeznania cenowego usług/produktów wskazane powyżej dane w zakresie konicznym do zbierania informacji o potencjalnych dostawcach, oferowanych usług lub produktów

Z dokładnymi informacji zapoznasz się w obowiązku informacyjnym dlaosób reprezentującychdostawcę usług/produktów w związku z przesłaną ofertą handlową, dostępnym na www.duon.pl/rodo

prawnie uzasadniony interes administratora

(art. 6 ust. 1 lit. f) w zakresie prowadzonej czynności oraz możliwości wykazania poczynionych ustaleń

osoby reprezentujące dostawcę usług/produktów
realizacja zawartych umów wskazane powyżej dane w zakresie koniecznym do zapewnienia prawidłowego wykonania zawartych umów, przestrzegania wewnętrznych zasad ustalonych w firmie, podnoszenia jakości i standardów, optymalizacji działalności, przygotowanie wewnętrznych zestawień i raportów, prowadzenia komunikacji

Z dokładnymi informacji zapoznasz się w obowiązku informacyjnym dla Naszych były, obecnych i potencjalnych Klientów, dostępnym na www.duon.pl/rodo

umowa
(art. 6 ust. 1 lit. d) gdy adresat jest stroną umowylubprawnie uzasadniony interes Administratora(art. 6 ust. 1 lit. f) gdy adresat jest osobą reprezentującą daną Stronę umowy
klienci, osoby reprezentujące klientów oraz ich pracownicy jako osoby wskazane do kontaktu w związku z realizacją umowy
rozpatrywanie skarg, reklamacji i wniosków wskazane w powyżej dane w zakresie koniecznym do rozpatrzenia złożonej skargi, reklamacji i wniosków

Z dokładnymi informacji zapoznasz się w obowiązku informacyjnym w związku z rozpatrywaniem skarg, wniosków lub reklamacji, dostępnym na www.duon.pl/rodo

prawnie uzasadniony interes Administratora

(art. 6 ust. 1 lit. f) w zakresie prowadzonej czynności oraz możliwości wykazania poczynionych ustaleń

nadawca
konieczność ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami oraz konieczność zachowania dowodów mogących stanowić zabezpieczenie przed wniesionymi roszczeniami dane w zakresie koniecznym do ustalenia faktów w związku z powstałym roszczeniem prawnie uzasadniony interes Administratora

(art. 6 ust. 1 lit. f) w zakresie prowadzonej czynności oraz możliwości wykazania poczynionych ustaleń

podmioty wskazane powyżej

 

Dobrowolność czy obowiązek podania danych osobowych oraz czas ich przetwarzania?

Cel przetwarzania Obowiązek czy dobrowolność Czas przetwarzania
prowadzenie korespondencji podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do podjęcia działań w przedmiocie prowadzonej korespondencji, niepodanie danych może skutkować brakiem możliwości wymiany korespondencji e-mail lub realizacji określonych czynności na rzecz nadawcy korespondencji do czasu wniesienia sprzeciwu, nie dłużej niż przez okres 3 lat – przedawnienie roszczeń
rozeznanie rynku
realizacja umowy
rozpatrzenie skarg, reklamacji lub wniosków

 

Czy i komu udostępniamy dane osobowe?

Nie udostępniamy danych osobowych firmom, organizacjom ani osobom trzecim, jeśli nie zaistnieje jedna z następujących okoliczności:

  • udostępnianie danych dotyczy spółek powiązanych w ramach Grupy Kapitałowej, do której Administrator należy. Na dzień sporządzenia niniejszej informacji w ramach Grupy Kapitałowej zaliczamy: DUON Dystrybucja Sp. z o.o. / DUON Logistyka Sp. z o.o. / GGE Sp. z o.o. / Elgas Energy Sp. z o.o. / Termico Sp. z o.o.
  • udostępnienie danych wynika z żądania osoby, której dane dotyczą,
  • udostępnienie danych wynika z przepisów prawnych, w związku z:
    • dążeniem do spełniania wymogów obowiązującego prawa, przepisów, procesów prawnych lub prawomocnych żądań instytucji państwowych oraz wykrywaniem oszustw i zapobieganiem im,
    • udostępnienie danych wynika z usług zleconym podmiotom trzecim w zakresie: świadczenia usług prawnych, świadczenia usług windykacyjnych,
    • świadczenia usług wywiadowni gospodarczych, świadczenia usług IT, świadczenia usług utrzymania infrastruktury IT.

Nie przekazujemy danych do podmiotów trzecich z siedzibą w Państwach spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub organizacji międzynarodowych.

Jakie Masz prawa w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych?

Prawo przysługujące osobie, której dane dotyczą Cel przetwarzania danych
I II III IV V
Legenda:

I – korespondencja elektroniczna nie powiązania z innymi wykazanymi celami przetwarzania danych.

II – rozeznanie rynku dostawców

III – w związku z realizacją umowy

IV – rozpatrzenie skarg, reklamacji

V – obrona lub dochodzenie roszczeń

Prawo dostępu do danych x x x x x
Prawo sprzeciwu na przetwarzanie danych opartych o prawnie uzasadniony cel administratora x x x x x
Prawo sprzeciwu x x x x x
Prawo sprzeciwu na przetwarzanie w celu marketingu bezpośredniego Nie dotyczy Nie dotyczy Nie dotyczy Nie dotyczy Nie dotyczy
Prawo do przenoszenia danych Nie dotyczy Nie dotyczy Nie dotyczy Nie dotyczy Nie dotyczy
Prawo do usunięcia danych (zapomnienia) x x x x x
Prawo do poprawiania danych i ich aktualizowania x x x x x
Prawo do ograniczenia przetwarzania x x x x x
Prawo złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych x x x x x

 

Wszelkie informacje o wskazanych powyżej prawach, przysługujących na mocy przepisów o ochronie danych osobowych znajdziesz tutaj.

 

Jak możesz zrealizować określone powyżej prawa?

Wskazane powyżej prawa możesz wnieść do nas w dowolnym momencie. Prosimy abyś zapoznał się z niezbędnymi informacjami dotyczącymi trybu postępowania, które znajdziesz tutaj.

Formy wnoszenia wniosków:

Prawo skargi, wnosisz do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wszelkie niezbędne informacje znajdziesz na www.uodo.gov.pl

Czy dane podlegają zautomatyzowanemu przetwarzaniu?

Dane osobowe nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany oraz nie podlegają profilowaniu.

Informacje dodatkowe

Gdzie możesz uzyskać szczegółowe informacje Gdzie i jak możesz złożyć skargę do Administratora
· poprzez kontakt z Inspektorem Ochrony Danych, kierując korespondencję na odo@gge.com.pl

· zapoznanie się z informacjami udostępnionymi na stronie www.duon.pl/rodo

Jakiekolwiek pytania, zastrzeżenia lub wątpliwości dotyczące sposobu w jaki przetwarzamy dane osobowe, jak również skargi dotyczące tej kwestii (choć mamy nadzieję, że nie będzie konieczności wniesienia tego rodzaju skarg), prosimy kierować mailowo wraz ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi skargi na adres: odo@gge.com.pl.

Wszelkie otrzymane skargi zostaną rozpatrzone i udzielimy na nie odpowiedzi