Obowiązek informacyjny dla osób reprezentujących wykonawcę oraz osób wskazanych przez wykonawcę do kontaktu w celu dokonywania bieżących uzgodnień w związku z udziałem w postępowaniu ofertowym

Kto jest Administratorem danych osobowych?

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzonymi postępowaniami ofertowymi, w zależności od podmiotu organizującego postępowanie, jest:

  • DUON Dystrybucja Sp. z o. o. z siedzibą pod adresem ul. Batorowska 15, Wysogotowo, 62-081 Przeźmierowo.
  • DUON Logistyka Sp. z o.o. z siedzibą pod adresem ul. Krotoszyńska 146, 63-430 Odolanów.

Dane kontaktowe do Administratora:

  • DUON Dystrybucja Sp. z o.o.
    • adres e-mail: duon@duon.pl
    • adres korespondencyjny: DUON Dystrybucja Sp. z o. o., ul. Batorowska 15, Wysogotowo, 62-081 Przeźmierowo, z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.
  • DUON Logistyka Sp. z o.o.
    • adres e-mail: logistyka@duon.pl
    • adres korespondencyjny: DUON Logistyka Sp. z o.o., ul. Krotoszyńska 146, 63-430 Odolanów, z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.

Czy został powołany Inspektor Ochrony Danych?

Ochrona przetwarzanych danych osobowych jest dla nas niezwykle ważna, dlatego wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się drogą elektroniczną pisząc na adres e-mail: odo@gge.com.pl lub tradycyjną wysyłając korespondencję na adres DUON Dystrybucja Sp. z o. o.
ul. Batorowska 15, Wysogotowo, 62-081 Przeźmierowo, z dopiskiem Inspektor Ochrony Danych.

Skąd pozyskujemy dane osobowe?

Dane osobowe pozyskujemy głównie:

  • od podmiotu gospodarczego, którego reprezentujesz lub pracujesz w związku z udziałem w prowadzonym postępowaniu ofertowym,
  • z rejestr przedsiębiorców z Krajowego Rejestru Sądowego,
  • z rejestr przedsiębiorców z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
  • z wywiadowni gospodarczych.

Cele, rodzaj danych i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych?

Cel przetwarzania Rodzaj danych Podstawa prawa Kogo dane dotyczą
Podstawowe cele przetwarzania
Podjęcie działań przed zawarciem umowy w zakresie przeprowadzenia postepowania ofertowego w tym zapewnienia wiarygodnej weryfikacji wykonawcy i osób go reprezentujących,dokonania oceny oferty oraz wyboru wykonawcy w prowadzonym postepowaniu ofertowym (I) imię i nazwisko, stanowisko, nazwa i adres Wykonawcy, dane kontaktowe (numer telefonu / adres e-mail) podjęcie działań przed zawarciem umowy

(art. 6 ust. 1 lit. b)

Osoba wskazana do kontaktu przez Wykonawcę
nazwa podmiotu, dane rejestrowe, dane osoby reprezentującej podmiot (imię i nazwisko, stanowisko) Potencjalny Wykonawca –osoba reprezentująca Wykonawcę
Uzyskiwanie lub udzielanie dodatkowych informacji (II) imię i nazwisko, stanowisko, nazwa i adres Wykonawcy, dane kontaktowe (numer telefonu / adres e-mail), treść korespondencji prawnie uzasadniony interes Administratora

(art. 6 ust. 1 lit. f)

Osoba wskazana do kontaktu przez Wykonawcę
Inne cele przetwarzania danych osobowych
prowadzenie czynności administracyjnych wskazane w pkt. I dane w zakresie koniecznym do zapewnienia rzetelnego przebiegu prowadzonego postępowania ofertowego oraz przestrzegania wewnętrznych zasad ustalonych w firmie, podnoszenia jakości i standardów wyboru Dostawców, optymalizacji działań, przygotowanie wewnętrznych zestawień i raportów prawnie uzasadniony interes Administratora

(art. 6 ust. 1 lit. f)

Potencjalny Wykonawca –osoba reprezentująca Wykonawcę oraz osoba wskazana do kontaktu
konieczność ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami oraz konieczność zachowania dowodów mogących stanowić zabezpieczenie przed wniesionymi roszczeniami dane wskazane w pkt. I w zakresie koniecznym do ustalenia faktów w związku z powstałym roszczeniem prawnie uzasadniony interes Administratora

(art. 6 ust. 1 lit. f)

Potencjalny Wykonawca –osoba reprezentująca Wykonawcę oraz osoba wskazana do kontaktu

 

Dobrowolność czy obowiązek podania danych osobowych?

Cel przetwarzania Obowiązek czy dobrowolność
podjęcie działań przed zawarciem umowy podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do podjęcia działań w zakresie prowadzonego postępowania ofertowego

niepodanie wskazanych danych może skutkować odrzuceniem złożonej oferty

 

Jak długo przechowujemy dane osobowe?

Cel przetwarzania Czas przetwarzania
podjęcie działań przed zawarciem umowy 12 miesięcy od zakończenia postępowania ofertowego, a w przypadku podpisania umowy z wybranym Oferentem przez okres 3 lat od zakończenia jej obowiązywania.
prowadzenie czynności administracyjnych
konieczność ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami oraz konieczność zachowania dowodów mogących stanowić zabezpieczenie przed wniesionymi roszczeniami przez okres trwania roszczenia lub czasu jego przedawnienia na podstawie przepisów prawa

 

Czy i komu udostępniamy dane osobowe?

Nie udostępniamy danych osobowych firmom, organizacjom ani osobom trzecim, jeśli nie zaistnieje jedna z następujących okoliczności:

  • udostępnianie danych dotyczy spółek powiązanych w ramach Grupy Kapitałowej, do której Administrator należy. Na dzień sporządzenia niniejszej informacji
    w ramach Grupy Kapitałowej zaliczamy: DUON Dystrybucja Sp. z o.o. / DUON Logistyka Sp. z o.o. / GGE Sp. z o.o. / Elgas Energy Sp. z o.o. / Termico Sp. z o.o. – w związku z prawnie uzasadnionym interesem Administratora w zakresie optymalizacji współpracy w ramach grupy,
  • udostępnienie danych wynika z żądania osoby, której dane dotyczą,
  • udostępnienie danych wynika z przepisów prawnych, w związku z:
    • dążeniem do spełniania wymogów obowiązującego prawa, przepisów, procesów prawnych lub prawomocnych żądań instytucji państwowych
    • wykrywaniem oszustw i zapobieganiem im,
  • udostępnienie danych wynika z usług zleconym podmiotom trzecim w zakresie:
    • świadczenia usług prawnych,
    • świadczenia usług windykacyjnych,
    • świadczenia usług kurierskich lub pocztowych,
    • świadczenia usług badania satysfakcji klienta,
    • świadczenia usług obsługi klienta,
    • świadczenia usług wywiadowni gospodarczych,
    • świadczenia usług IT,
    • świadczenia usług utrzymania infrastruktury IT.

Nie przekazujemy danych do podmiotów trzecich z siedzibą w Państwach spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub organizacji międzynarodowych.

Jakie Masz prawa w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych?

Cel przetwarzania Przysługujące prawa
podjęcie działań przed zawarciem umowy · prawo dostępu do danych

· prawo sprzeciwu

· prawo do sprostowania danych

· prawo do ograniczenia przetwarzania

· prawo do przenoszenia danych

· prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

prowadzenie czynności administracyjnych

konieczność ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami oraz konieczność zachowania dowodów mogących stanowić zabezpieczenie przed wniesionymi roszczeniami

· prawo dostępu do danych

· prawo do sprostowania danych

· prawo do ograniczenia przetwarzania

· prawo do przenoszenia danych

· prawo do sprzeciwu

· prawo do usunięcia danych w sytuacji wniesienia skutecznego sprzeciwu na przetwarzanie danych

· prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Wszelkie informacje o wskazanych powyżej prawach, przysługujących na mocy przepisów o ochronie danych osobowych znajdziesz tutaj.

 

Jak możesz zrealizować określone powyżej prawa?

Wskazane powyżej prawa możesz wnieść do nas w dowolnym momencie. Prosimy abyś zapoznał się z niezbędnymi informacjami dotyczącymi trybu postępowania, które znajdziesz tutaj.

Formy wnoszenia wniosków:

Prawo skargi, wnosisz do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wszelkie niezbędne informacje znajdziesz na www.uodo.gov.pl

Czy dane podlegają zautomatyzowanemu przetwarzaniu?

Dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany.

Jak możesz złożyć skargę lub uzyskać dodatkowe informacje?

Jakiekolwiek pytania, zastrzeżenia lub wątpliwości dotyczące sposobu w jaki przetwarzamy dane osobowe, jak również skargi dotyczące tej kwestii (choć mamy nadzieję, że nie będzie konieczności wniesienia tego rodzaju skarg), prosimy kierować mailowo wraz ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi skargi na adres: odo@gge.com.pl.

Wszelkie otrzymane skargi zostaną rozpatrzone i udzielimy na nie odpowiedzi.