Obowiązek informacyjny dla Naszych partnerów, osób ich reprezentujących oraz ich pracowników wskazanych do realizacji umowy

Obowiązek informacyjny dla Naszych partnerów, osób ich reprezentujących oraz ich pracowników wskazanych do realizacji umowy

Kto jest Administratorem danych osobowych?

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z zawarciem i wykonaniem umowy na dostawę usług lub produktów, w zależności od podmiotu który jest Stroną umowy, jest:

  • DUON Dystrybucja Sp. z o. o. z siedzibą pod adresem ul. Batorowska 15, Wysogotowo, 62-081 Przeźmierowo.
  • DUON Logistyka Sp. z o.o. z siedzibą pod adresem ul. Krotoszyńska 146, 63-430 Odolanów.

Dane kontaktowe do Administratora:

  • DUON Dystrybucja Sp. z o.o.
    • adres e-mail: duon@duon.pl
    • adres korespondencyjny: DUON Dystrybucja Sp. z o. o., ul. Batorowska 15, Wysogotowo, 62-081 Przeźmierowo, z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.
  • DUON Logistyka Sp. z o.o.
    • adres e-mail: logistyka@duon.pl
    • adres korespondencyjny: DUON Logistyka Sp. z o.o., ul. Krotoszyńska 146, 63-430 Odolanów, z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.

Czy został powołany Inspektor Ochrony Danych?

Ochrona przetwarzanych danych osobowych jest dla nas niezwykle ważna, dlatego wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się drogą elektroniczną pisząc na adres e-mail: odo@gge.com.pl lub tradycyjną wysyłając korespondencję na adres DUON Dystrybucja Sp. z o. o.
ul. Batorowska 15, Wysogotowo, 62-081 Przeźmierowo, z dopiskiem Inspektor Ochrony Danych.

Skąd pozyskujemy dane osobowe?

Dane osobowe pozyskujemy głównie od osoby, której dane dotyczą (oznacza to, że od Ciebie).

Dane osobowe które nie zostały uzyskane od osoby, której dotyczą:

  1. zostały nam udostępnione przez podmiot gospodarczy, który zawarł z Nami umowę, dla realizacji której niezbędne jest uzyskanie danych osobowych osoby go reprezentującej, uprawnionej do zawarcia umowy oraz pracownika jako osoby wskazanej do kontaktu w związku z jej realizacją,
  2. pozyskaliśmy z ogólnodostępnych źródeł takich jak:
  • rejestr przedsiębiorców z Krajowego Rejestru Sądowego,
  • rejestr przedsiębiorców z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
  • wywiadowni gospodarczych.

Cele, rodzaj danych i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych?

Cel przetwarzania Rodzaj danych Podstawa prawa Kogo dane dotyczą
Podstawowe cele przetwarzania:
podjęcie działań zmierzających do zawarcia umowy sprzedaży (I) nazwa podmiotu, dane rejestrowe, dane osoby reprezentującej podmiot (imię i nazwisko, stanowisko), dane kontaktowe (numer telefonu / adres e-mail), dane handlowe podjęcie działań przed zawarciem umowy

(art. 6 ust. 1 lit. b)

partner oraz osoba reprezentująca partnera
zawarcie i wykonanie umowy dostawy usług lub produktów (II) nazwa podmiotu, dane rejestrowe, dane osoby reprezentującej podmiot uprawnionej do zawarcia umowy (imię i nazwisko, stanowisko), dane osoby wskazanej do kontaktu w związku z wykonaniem przedmiotu umowy (imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu, adres e-mail), dane kontraktowe, dane transakcyjne, dane komunikacyjne zawarcie umowy

(art. 6 ust. 1 lit. b)

oraz wykonanie umowy

(art. 6 ust. 1 lit. f)

partner oraz osoba reprezentująca Klienta uprawniona do podpisania umowy i osoba wskazana do kontaktu w związku z wykonaniem umowy
Inne cele przetwarzania danych osobowych
prowadzenie czynności administracyjnych wskazane w pkt. II dane w zakresie koniecznym do zapewnienia prawidłowego wykonania zawartych umów oraz przestrzegania wewnętrznych zasad ustalonych w firmie, podnoszenia jakości i standardów, optymalizacji działalności, przygotowanie wewnętrznych zestawień i raportów, prowadzenia komunikacji prawnie uzasadniony interes Administratora

(art. 6 ust. 1 lit. f)

Partner
prowadzenie dokumentacji zakupów wskazane w pkt. II dane w zakresie koniecznym do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze przepis prawa

(art. 6 ust. 1 lit. f)

ordynacja podatkowa

przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu

ustawa o rachunkowości

Partner
konieczność ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami oraz konieczność zachowania dowodów mogących stanowić zabezpieczenie przed wniesionymi roszczeniami dane wskazane w pkt. II w zakresie koniecznym do ustalenia faktów w związku z powstałym roszczeniem prawnie uzasadniony interes Administratora

(art. 6 ust. 1 lit. f)

Klient lub osoba go reprezentująca

 

Dobrowolność czy obowiązek podania danych osobowych?

Cel przetwarzania Obowiązek czy dobrowolność
podjęcie działań przed zawarciem umowy podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do podjęcia działań w zakresie zawarcia umowy

niepodanie wskazanych danych może skutkować brakiem możliwości rozpatrzenia oferty handlowej

zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży podanie danych jest obowiązkowe do zawarcia umowy i jej wykonania

niepodanie wskazanych danych skutkować będzie brakiem możliwości podpisania umowy

 

Jak długo przechowujemy dane osobowe?

Cel przetwarzania Czas przetwarzania
podjęcie działań przed zawarciem umowy 3 lat – gdy z przyczyn niezależnych nie doszło do zawarcia umowy, a w sytuacji jej zawarcia, przez okres obowiązywania umowy i 5 lat od roku następnego po roku zakończenia obowiązywania umowy
zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży 5 lat od roku następnego po roku zakończenia obowiązywania umowy
prowadzenie czynności administracyjnych 5 lat od roku następnego po roku zakończenia obowiązywania umowy
prowadzenie dokumentacji sprzedaży 5 lat od roku następnego po roku zakończenia obowiązywania umowy
konieczność ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami oraz konieczność zachowania dowodów mogących stanowić zabezpieczenie przed wniesionymi roszczeniami przez okres trwania roszczenia lub czasu jego przedawnienia na podstawie przepisów prawa

 

Czy i komu udostępniamy dane osobowe?

Nie udostępniamy danych osobowych firmom, organizacjom ani osobom trzecim, jeśli nie zaistnieje jedna z następujących okoliczności:

  • udostępnianie danych dotyczy spółek powiązanych w ramach Grupy Kapitałowej, do której Administrator należy. Na dzień sporządzenia niniejszej informacji
    w ramach Grupy Kapitałowej zaliczamy: DUON Dystrybucja Sp. z o.o. / DUON Logistyka Sp. z o.o. / GGE Sp. z o.o. / Elgas Energy Sp. z o.o. / Termico Sp. z o.o. – w związku z prawnie uzasadnionym interesem Administratora w zakresie optymalizacji współpracy w ramach grupy,
  • udostępnienie danych wynika z żądania osoby, której dane dotyczą,
  • udostępnienie danych wynika z przepisów prawnych, w związku z:
    • dążeniem do spełniania wymogów obowiązującego prawa, przepisów, procesów prawnych lub prawomocnych żądań instytucji państwowych
    • wykrywaniem oszustw i zapobieganiem im,
  • udostępnienie danych wynika z usług zleconym podmiotom trzecim w zakresie:
    • świadczenia usług prawnych,
    • świadczenia usług windykacyjnych,
    • świadczenia usług kurierskich lub pocztowych,
    • świadczenia usług wywiadowni gospodarczych,
    • świadczenia usług IT,
    • świadczenia usług utrzymania infrastruktury IT.

Nie przekazujemy danych do podmiotów trzecich z siedzibą w Państwach spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub organizacji międzynarodowych.

Jakie Masz prawa w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych?

Cel przetwarzania Przysługujące prawa
podjęcie działań przed zawarciem umowy · prawo dostępu do danych

· prawo do sprostowania danych

· prawo do ograniczenia przetwarzania

· prawo do przenoszenia danych

· prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży · prawo dostępu do danych

· prawo do sprostowania danych

· prawo do ograniczenia przetwarzania

· prawo do przenoszenia danych

· prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

prowadzenie dokumentacji sprzedaży · prawo dostępu do danych

· prawo do sprostowania danych

· prawo do ograniczenia przetwarzania

· prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

prowadzenie czynności administracyjnych

konieczność ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami oraz konieczność zachowania dowodów mogących stanowić zabezpieczenie przed wniesionymi roszczeniami

· prawo dostępu do danych

· prawo do sprostowania danych

· prawo do ograniczenia przetwarzania

· prawo do przenoszenia danych

· prawo do sprzeciwu

· prawo do usunięcia danych w sytuacji wniesienia skutecznego sprzeciwu na przetwarzanie danych

· prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Wszelkie informacje o wskazanych powyżej prawach, przysługujących na mocy przepisów o ochronie danych osobowych znajdziesz tutaj.

 

Jak możesz zrealizować określone powyżej prawa?

Wskazane powyżej prawa możesz wnieść do nas w dowolnym momencie. Prosimy abyś zapoznał się z niezbędnymi informacjami dotyczącymi trybu postępowania, które znajdziesz tutaj.

Formy wnoszenia wniosków:

Prawo skargi, wnosisz do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wszelkie niezbędne informacje znajdziesz na www.uodo.gov.pl

Czy dane podlegają zautomatyzowanemu przetwarzaniu?

Dane osobowe nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany oraz nie podlegają profilowaniu, które wywołuje skutki prawne lub znacząco wpływa na osobę, której dane dotyczą.

Jak możesz uzyskać szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych?

Niektóre szczegółowe zapisy dotyczące przetwarzania danych osobowych zawarte są w samej umowie oraz innych dokumentach (np. w treści korespondencji).

Jak możesz złożyć skargę lub uzyskać dodatkowe informacje?

Jakiekolwiek pytania, zastrzeżenia lub wątpliwości dotyczące sposobu w jaki przetwarzamy dane osobowe, jak również skargi dotyczące tej kwestii (choć mamy nadzieję, że nie będzie konieczności wniesienia tego rodzaju skarg), prosimy kierować mailowo wraz ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi skargi na adres: odo@gge.com.pl.

Wszelkie otrzymane skargi zostaną rozpatrzone i udzielimy na nie odpowiedzi.