Obowiązek informacyjny dla klientów oraz potencjalnych klientów zainteresowanych zawarciem umowy

Kto jest Administratorem danych osobowych?

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem czynności przed zawarciem oraz w związku z zawarciem i wykonaniem umowy sprzedaży, w zależności od podmiotu, który jest Stroną umowy, jest:

  • DUON Dystrybucja sp. z o. o. z siedzibą pod adresem ul. Batorowska 15, Wysogotowo, 62-081 Przeźmierowo.
  • DUON Logistyka sp. z o.o. z siedzibą pod adresem ul. Krotoszyńska 146, 63-430 Odolanów.
  • DUON Energy Services sp. z o.o. z siedzibą pod adresem ul. Batorowska 15, Wysogotowo, 62-081 Przeźmierowo.
  • DUON Trading sp. z o.o. z siedzibą pod adresem ul. Batorowska 15, Wysogotowo, 62-081 Przeźmierowo.

Dane kontaktowe do Administratora:

  • DUON Dystrybucja Sp. z o.o.
    • adres e-mail: duon@duon.pl
    • adres korespondencyjny: DUON Dystrybucja Sp. z o. o., ul. Batorowska 15, Wysogotowo, 62-081 Przeźmierowo, z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.
  • DUON Logistyka Sp. z o.o.
    • adres e-mail: biuro.dlo@duon.pl
    • adres korespondencyjny: DUON Logistyka Sp. z o.o., ul. Krotoszyńska 146, 63-430 Odolanów, z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.
  • DUON Energy Services Sp. z o.o.
    • adres e-mail: biuro.des@duon.pl
    • adres korespondencyjny: DUON Energy Services Sp. z o. o., ul. Batorowska 15, Wysogotowo, 62-081 Przeźmierowo, z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.
  • DUON Trading Sp. z o.o.
    • adres e-mail: biuro.dtr@duon.pl
    • adres korespondencyjny: DUON Dystrybucja Sp. z o. o., ul. Batorowska 15, Wysogotowo, 62-081 Przeźmierowo, z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych.

Czy został powołany Inspektor Ochrony Danych?

Ochrona przetwarzanych danych osobowych jest dla nas niezwykle ważna, dlatego wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się drogą elektroniczną pisząc na adres e-mail: odo@duon.pl lub tradycyjną wysyłając korespondencję na adres DUON Dystrybucja Sp. z o. o. ul. Batorowska 15, Wysogotowo, 62-081 Przeźmierowo, z dopiskiem Inspektor Ochrony Danych.

Skąd pozyskujemy dane osobowe?

Dane osobowe pozyskujemy głównie od osoby, której dane dotyczą (oznacza to, że od Ciebie).

Dane osobowe, możemy również pozyskać z ogólnodostępnych źródeł takich jak:

  • od podmiotu gospodarczego, którego reprezentujesz w związku z zawarciem umowy lub jej realizacją,
  • rejestr przedsiębiorców z Krajowego Rejestru Sądowego,
  • rejestr przedsiębiorców z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
  • rejestru Ksiąg Wieczystych,
  • wywiadowni gospodarczych.

Cele, rodzaj danych i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych?

Cel przetwarzania Rodzaj danych Podstawa prawa Kogo dane dotyczą
Podstawowe cele przetwarzania:
podjęcie działań zmierzających do zawarcia umowy sprzedaży (I) imię i nazwisko, adres zamieszkania, adres punktu odbioru, dane kontaktowe (numer telefonu / adres e-mail), dane handlowe podjęcie działań przed zawarciem umowy

(art. 6 ust. 1 lit. b)

 Potencjalny klient – osoba fizyczna
nazwa podmiotu, dane rejestrowe, adres punktu odbioru, dane osoby reprezentującej podmiot (imię i nazwisko, stanowisko), dane kontaktowe (numer telefonu / adres e-mail), dane handlowe Potencjalny klient – osoba prawna oraz osoba reprezentująca Klienta
zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży (II) imię i nazwisko, adres zamieszkania, adres punktu odbioru, numer PESEL, numer NIP, numer klienta, numer telefonu, dane kontraktowe, dane transakcyjne, dane nieruchomości, dane komunikacyjne wykonanie umowy

(art. 6 ust. 1 lit. b)

 Klient – osoba fizyczna
nazwa podmiotu, dane rejestrowe, adres punktu dostawy, dane osoby reprezentującej podmiot uprawnionej do zawarcia umowy (imię i nazwisko, stanowisko), dane osoby wskazanej do kontaktu w związku z wykonaniem przedmiotu umowy (imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu, adres e-mail), dane kontraktowe, dane transakcyjne, dane nieruchomości, dane komunikacyjne Klient – osoba prawna oraz osoba reprezentująca Klienta i osoba wskazana do kontaktu w związku z wykonaniem umowy
Inne cele przetwarzania danych osobowych
przesyłanie drogą elektroniczną dokumentów rozliczeniowych (e-faktura) adres e-mail zgoda

(art. 6 ust. 1 lit. a)

 Klient
przesyłanie drogą elektroniczną informacji przypominającej o podanie stanu licznika numer telefonu zgoda

(art. 6 ust. 1 lit. a)

 Klient
prowadzenie czynności administracyjnych wskazane w pkt. II dane w zakresie koniecznym do zapewnienia prawidłowego wykonania zawartych umów oraz przestrzegania wewnętrznych zasad ustalonych w firmie, podnoszenia jakości i standardów obsługi, optymalizacji działań handlowych, przygotowanie wewnętrznych zestawień i raportów prawnie uzasadniony interes Administratora

(art. 6 ust. 1 lit. f)

 Klient
prowadzenie dokumentacji sprzedaży wskazane w pkt. II dane w zakresie koniecznym do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze przepis prawa

(art. 6 ust. 1 lit. f)

ordynacja podatkowa

przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu

ustawa o rachunkowości

 Klienta
badanie satysfakcji Klienta, w tym określenia jakości i zadowolenia z usług lub produktów dane klienta takie jak: imię i nazwisko / nazwa podmiotu, dane kontaktowe do osoby reprezentującej Klienta (numer telefonu i adres e-mail), uzyskana ocena prawnie uzasadniony interes Administratora

(art. 6 ust. 1 lit. f)

 Klient lub osoba go reprezentująca
prowadzenie marketingu produktów lub usług własnych w okresie trwania umowy sprzedaży nazwa Klienta, numer klienta adres korespondencyjny a w sytuacji wyrażenia osobnej zgody na przesyłanie treści w postaci elektronicznej: numer telefonu lub adres e-mail prawnie uzasadniony interes Administratora

(art. 6 ust. 1 lit. f)

 Klient lub osoba go reprezentująca
konieczność ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami oraz konieczność zachowania dowodów mogących stanowić zabezpieczenie przed wniesionymi roszczeniami dane wskazane w pkt. II w zakresie koniecznym do ustalenia faktów w związku z powstałym roszczeniem prawnie uzasadniony interes Administratora

(art. 6 ust. 1 lit. f)

 Klient lub osoba go reprezentująca

Dobrowolność czy obowiązek podania danych osobowych?

Cel przetwarzania Obowiązek czy dobrowolność
podjęcie działań przed zawarciem umowy podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do podjęcia działań w zakresie zawarcia umowy sprzedaży

niepodanie wskazanych danych może skutkować brakiem możliwości przedstawienia dedykowanej oferty handlowej
zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży podanie danych jest obowiązkowe do zawarcia umowy i jej wykonania

niepodanie wskazanych danych skutkować będzie brakiem możliwości podpisania umowy sprzedaży

Jak długo przechowujemy dane osobowe?

Cel przetwarzania Czas przetwarzania
podjęcie działań przed zawarciem umowy 3 lat – gdy z przyczyn niezależnych nie doszło do zawarcia umowy sprzedaży, a w sytuacji jej zawarcia, przez okres obowiązywania umowy i 5 lat od roku następnego po roku zakończenia obowiązywania umowy
zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży 5 lat od roku następnego po roku zakończenia obowiązywania umowy
przesyłanie drogą elektroniczną dokumentów rozliczeniowych (e-faktura)

 

przesyłanie drogą elektroniczną informacji przypominającej o podanie stanu licznika

 do wycofania udzielonej zgody lub do zakończenia celu przetwarzania nie dłużej niż 5 lat od roku następnego po roku zakończenia obowiązywania umowy lub wycofania zgody do celów dowodowych
prowadzenie czynności administracyjnych 5 lat od roku następnego po roku zakończenia obowiązywania umowy
prowadzenie dokumentacji sprzedaży 5 lat od roku następnego po roku zakończenia obowiązywania umowy
badanie satysfakcji Klienta, w tym określenia jakości i zadowolenia z usług lub produktów 3 lata – po tym okresie dane osobowe z ankiety zostają zanonimizowane
prowadzenie marketingu produktów lub usług własnych w okresie trwania umowy sprzedaży do wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie danych we wskazanym celu lub do zakończenia celu ich przetwarzania, nie dłużej niż 5 lat od roku następnego po roku zakończenia obowiązywania umowy
konieczność ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami oraz konieczność zachowania dowodów mogących stanowić zabezpieczenie przed wniesionymi roszczeniami przez okres trwania roszczenia lub czasu jego przedawnienia na podstawie przepisów prawa

Czy i komu udostępniamy dane osobowe?

Nie udostępniamy danych osobowych firmom, organizacjom ani osobom trzecim, jeśli nie zaistnieje jedna z następujących okoliczności:

  • udostępnianie danych dotyczy spółek powiązanych w ramach Grupy Kapitałowej, do której Administrator należy. Na dzień sporządzenia niniejszej informacji w ramach Grupy Kapitałowej zaliczamy: DUON Dystrybucja Sp. z o.o. / DUON Logistyka Sp. z o.o. / DUON Sp. z o.o. / DUON Trading Sp. z o.o. / DUON Energy Services Sp. z o.o. – w związku z prawnie uzasadnionym interesem Administratora w zakresie optymalizacji współpracy w ramach grupy,
  • udostępnienie danych wynika z żądania osoby, której dane dotyczą,
  • udostępnienie danych wynika z przepisów prawnych, w związku z:
  • dążeniem do spełniania wymogów obowiązującego prawa, przepisów, procesów prawnych lub prawomocnych żądań instytucji państwowych
  • wykrywaniem oszustw i zapobieganiem im,
  • udostępnienie danych wynika z usług zleconym podmiotom trzecim w zakresie:
  • świadczenia usług prawnych,
  • świadczenia usług windykacyjnych,
  • świadczenia usług kurierskich lub pocztowych,
  • świadczenia usług badania satysfakcji klienta,
  • świadczenia usług obsługi klienta,
  • świadczenia usług wywiadowni gospodarczych,
  • świadczenia usług IT,
  • świadczenia usług utrzymania infrastruktury IT.

Nie przekazujemy danych do podmiotów trzecich z siedzibą w Państwach spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub organizacji międzynarodowych.

Jakie Masz prawa w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych?

Cel przetwarzania Przysługujące prawa
podjęcie działań przed zawarciem umowy · prawo dostępu do danych

· prawo do sprostowania danych

· prawo do ograniczenia przetwarzania

· prawo do przenoszenia danych

· prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży · prawo dostępu do danych

· prawo do sprostowania danych

· prawo do ograniczenia przetwarzania

· prawo do przenoszenia danych

· prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
przesyłanie drogą elektroniczną dokumentów rozliczeniowych (e-faktura)

przesyłanie drogą elektroniczną informacji przypominającej o podaniu stanu licznika

 · prawo do wycofania zgody

· prawo dostępu do danych

· prawo do sprostowania danych

· prawo do ograniczenia przetwarzania

· prawo do przenoszenia danych

· prawo do usunięcia danych (prawo do zapomnienia)

· prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
prowadzenie dokumentacji sprzedaży · prawo dostępu do danych

· prawo do sprostowania danych

· prawo do ograniczenia przetwarzania

· prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
prowadzenie czynności administracyjnych

badanie satysfakcji Klienta, w tym określenia jakości i zadowolenia z usług lub produktów

prowadzenie marketingu produktów lub usług własnych w okresie trwania umowy sprzedaży

konieczność ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami oraz konieczność zachowania dowodów mogących stanowić zabezpieczenie przed wniesionymi roszczeniami

 · prawo dostępu do danych

· prawo do sprostowania danych

· prawo do ograniczenia przetwarzania

· prawo do przenoszenia danych

· prawo do sprzeciwu

· prawo do usunięcia danych w sytuacji wniesienia skutecznego sprzeciwu na przetwarzanie danych

· prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Wszelkie informacje o wskazanych powyżej prawach, przysługujących na mocy przepisów o ochronie danych osobowych znajdziesz tutaj.

 

Jak możesz zrealizować określone powyżej prawa?

Wskazane powyżej prawa możesz wnieść do nas w dowolnym momencie. Prosimy abyś zapoznał się z niezbędnymi informacjami dotyczącymi trybu postępowania, które znajdziesz tutaj.

Formy wnoszenia wniosków:

  • droga mailową, wysyłając wiadomość na adres: odo@duon.pl
  • korzystając z udostępnionego formularza, znajdującego się pod linkiem https://www.duon.pl/wnioski-dotyczace-danych-osobowych/
  • lub zwracając się do nas pisemnie na adres Administratora z dopiskiem: ochrona danych osobowych.

Prawo skargi, wnosisz do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Wszelkie niezbędne informacje znajdziesz na www.uodo.gov.pl

Czy dane podlegają zautomatyzowanemu przetwarzaniu?

Niektóre dane w związku z świadczeniem usług mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany (np. e-faktura czy usługa przypomnień). Dane te jednak nie podlegają profilowaniu, które wywołuje skutki prawne lub znacząco wpływa na osobę, której dane dotyczą.

Jak możesz uzyskać szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych?

Niektóre szczegółowe zapisy dotyczące przetwarzania danych osobowych zawarte są w regulaminach poszczególnych usług świadczonych w ramach umowach np. regulaminach tych usług (e-faktura, przypomnienia), w samej umowie oraz innych dokumentach Tobie dostarczonych.

Jak możesz złożyć skargę lub uzyskać dodatkowe informacje?

Jakiekolwiek pytania, zastrzeżenia lub wątpliwości dotyczące sposobu w jaki przetwarzamy dane osobowe, jak również skargi dotyczące tej kwestii (choć mamy nadzieję, że nie będzie konieczności wniesienia tego rodzaju skarg), prosimy kierować mailowo wraz ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi skargi na adres: odo@duon.pl.

Wszelkie otrzymane skargi zostaną rozpatrzone i udzielimy na nie odpowiedzi.